五级秘书资格考试办公室事务与管理工作实务题

背景说明：你是赛迪宝公司行政秘书吴燕，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。

1．为了加强公司内部信息沟通，请你将下列内容写出，明天交给我。

（1）处理电话留言的原则是什么？

（2）设计一份来电记录表样式。

参考答案：

处理电话留言的一般原则：
（1）简洁：要抓住要点，让收受人一看就明白。
（2）完整：要非常仔细地记全日期、时间、数字等重要信息。
（3）准确：对双方的姓名、对方单位、电话号码、来电日期、时间、内容等确保准确，及时送达留言。
来电记录表样式：

2.市场部的吴先生希望后天安排小面包车送10人去天津办展览，研发部的何先生希望后天安排小面包车送8人去市郊开会，现公司只有一辆11座的小面包车和1辆小客车，请你协调一下，并将处理依据和结果向我汇报。

参考答案：

根据协调工作的基本原则：协调时应从组织的整体利益出发，先考虑重要的、紧急的、难度大的、不方便的工作或事情，通过协调力求也安排好那些次要的、非紧急的、难度小的或较方便的工作或事情。考虑到市场部吴先生的工作是去天津办展览，一是路途远，二是有展品，三是人数多，因此，应安排11座的小面包车给市场部；若小客车能容纳8人，则用小客车送研发部的何先生等8人去市郊开会，若不能，则可请示上司，是否可请何先生等人自行乘车，然后报销有关费用或租车前往。

3.为了进一步杜绝浪费，请你拟订一份关于节约使用办公用品的措施。

参考答案：

节约使用办公用品的措施如下：

（1）复印机：复印前由主管人员签字批准。

（2）传真机：指定人员使用传真机，做好登记并保留所有发送记录。

（3）计算机、打印机、因特网：昂贵的设备要限制使用；彩色要集中管理并由各部门独立核算成本；严格监督因特网的使用。

（4）电话、移动电话：减少打私人电话；控制国内外长途电话的使用；定期检查并核对电话账单以控制开销。