2012年秘书四级考试操作技能考核试卷及答案

　　四级秘书操作技能考核试卷(一)

　　第一部分案例分析(共2题，共50分)

　　第一、第二题均为观看一段录像，然后按要求答题。考试开始，即播放第一题录像，考试开始后30分钟，播放第二题录像。每题录像均连续播放两遍(文字部分为录

　　像内容)。

　　一、请看录像，并找出录像中秘书行为/t：r作环境中的至少15项正确或错误点(30分)

　　早上秘书卫红着职业装走进公司大楼，发现楼道内光线昏暗，马上向值班人员了解情况，得知照明灯坏了。

　　卫红立即给后勤部拨打电话：“我是办公室秘书卫红，请你们尽快派维修人员检修办公大楼的照明灯，谢谢。”并认真填写了《隐患记录及处理表》，表的格式正确，内容完整。

　　办公室工作人员小李进来：“卫秘书，研发部张主任请你把有关2号新产品的技术资料发到他的邮箱里。另外我昨天去总公司开会的交通费要报销。”卫红递给小李《零用现金凭单》让其填写，凭单格式正确，内容符合要求。然后打计算机迅速查到要找的资料，却不熟练发邮件的程序，只得让小李帮助发送。核对零用现金凭单和发票，并指导小李将发票贴在凭单后面。

　　小李：“今天主任不在，你先给报销了吧，明天再让主任补签就是了。”

　　卫红不加思索地说：“也好。”她拉开抽屉取出现金付给小李，随手将凭单放在桌上的文件堆里。

　　卫红拿起一份文件，对小李说：“我看了你起草的请示，有几处不正确，如标题、主送机关等，我已标注了，你回去修改吧。”

　　二、请看录像，并找出录像中秘书行为及工作环境中的至少l0项正确或错误点(20分)

　　秘书卫红的办公室内，卫红正在向小李交代工作：“编制下周的值班表，起草一份公司的信息工作程序，检查办公环境的安全隐患。”

　　小李：“卫秘书，这么多工作我怎样安排呀?”

　　卫红：“别着急，按照工作的轻重缓急顺序，先安排重要的、紧急的工作，你大胆去做吧，有什么困难我会帮助你的。”

　　小李：“我明白了，谢谢您。”转身离开。

　　卫红拨打电话：“我是秘书卫红，我预订下周二的轿车去接利华公司的王副经理，谢谢!再见。”

　　电话铃响了四声，卫红才接起。

　　王总经理的声音：“我下个月到英国洽谈一个合作项目，你赶快给我办理出国手续。”

　　卫红：“好的，最近机票很紧张，我先给您去订机票吧，再去办理出国手续。我先把出国申请报告写好，您把相片等材料准备好”。

　　数日后，公司门口前，一辆轿车驶来。卫红首先从车后排右侧门出来，拉开前排副驾驶的门请客人下车。

　　卫红：“请您这边走。”她走在客人左前方，引导客人进入公司会客室。

　　卫红：“您请坐。”将客人让在靠近门口的沙发上。

　　第二部分工作实务(共3题，共50分)

　　背景说明：你是东方公司行政秘书高燕，下面是行政经理张磊需要你完成的几项任务。

　　一、根据电子邮件内容完成经理交办的任务(20分)

　　电子邮件

　　寄件人：张磊

　　收件人：高燕

　　日 期：2007年5月28日

　　主 题：关于编制时间表

　　内 容：

　　下周将来一位新秘书，请你根据自己这两年编制时间表的经验列出下面两个问题的内容，以交给新员工参考。

　　(1)编制时间表的方法。

　　(2)如果你的上司下周的工作中已经确定如下安排，请编制周计划表。

　　周一，上午9：00，部门经理例会约3小时;

　　周二，下午2：00，拜访红星公司张总，约2小时;

　　周三，下午3：o0，参加销售部会议2小时;

　　周五，上午10：00，在第二会谈室接待凯华公司赵经理等3人，约1小时，

　　12：00在小餐厅请赵经理一行，下午4：00，乘火车去天津出差。

　　谢谢。

　　二、根据便条内容完成经理交办的任务(15分)

　　三、根据以下叙述完成试题(15分)

　　鼎新公司最近和宁夏宏大公司达成了一项协议。为了祝贺双方合作成功，鼎新公司总经理石振招待宏大公司总经理一行。石经理吩咐自己的秘书田莉负责这次宴请招待的有关准备工作，并告诉她对方有少数民族，嘱咐她招待要上档次。秘书田莉经过一番思考，很快写出了一份接待计划，包括准备送给对方的礼物——本地特色的工艺品，就餐地点一一本地一家著名的档次较高的粤菜馆等。当田莉把接待计划给经理看时，发现经理刚开始还挺高兴，但当他看见用餐地点时，脸色很快阴了下来。请你对田莉的接待计划进行点评。

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　　评分基本标准：第一题简要列出l5个以上的要点，第二题简要列出l0个以上要点，并在“( )”中以“√”“×”给出正确或错误的判定;每列出并判断it!r岿1个答案，给2分，总分不超过30分;如考生所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理，每点可计1分，最多计4分。

　　一、答：

　　1.着装规范(√)2.发现问题能够及时了解情况(√)3.能够及时报告维修部门排除隐患(√)4.及时填写《隐患记录及处理表》(√)5.《隐患记录及处理表》格式正确，内容完整(√)6.《零用现金凭单》设计正确(√)7.会用计算机查找文件资料(√)8.不熟悉发电子邮件的程序(×)9.认真核对报销手续并指导下属(√)10.没有领导签字就予以报销(×)11.现金没有放在带锁的抽屉里(×)12.没有及时在零用现金账簿上作记录(×)13.报销单据没有按规定存放(×)14.能够指导下属修改文件(√)15.熟悉请示的写作要求(√)

　　二、答：1.熟悉办公室的工作，能够向下属布置(√)2.清楚安排工作要按照轻重缓急的原则(√) 3.积极鼓励下属工作(√) 4.工作计划，能够提前预订车辆(√)5.接电话不及时(×)6.不应先预订机票(×)7.熟悉办理出国手续提交的材料，并提醒领导做准备(√)8.乘车时坐的位置不对(×)9.引导客人符合礼仪要求(√)10.不应让客人坐在靠近门口的位置上(X)

　　第二部分工作实务

　　一、答：

　　1.根据需求确定编制时间的周期。

　　2.事先做好信息的收集工作，了解现阶段所有的工作和活动。

　　3.如工作或活动之间或人员上出现矛盾，应主动与固有人员协商，予以合理的调

　　4.表格应反映出日期、时间、内容、地点和需要的准备工作等项目。

　　5.编制表格，按时间顺序将所有工作排列清楚。

　　周计划表

　　二、答： 关于召开科技成果表彰会的通知

　　所属各分公司、各部门：

　　为了奖励在新产品研发工作中取得突出成绩的有关人员，推动总公司科研工作开展，-兹定-I-TN：-(3月31日)下午2：oo在总部二号楼报告厅召开2004年第一季度科技成果表彰会。请各分公司研发部主任和总部部门主管以上人员准时到会。

　　东方公司(印)

　　二00四年二月二十八日

　　三、答：秘书田莉完成工作速度较快，主动做接待计划并请领导定夺这些都是值得肯定的，说明田莉做事主动、有计划。田莉选购的礼品比较合适，但在就餐地点上她忽略了一点：领导提到过的对方有少数民族。由于少数民族的饮食习惯有独特的习俗，秘书在预订餐馆时应该考虑到这些因素，就餐地点应该符合对方的饮食习惯。对方公司在宁夏，很有可能是回族，如果她不确定应该向上司再确认一下，这样便于做出恰当的选择，如选择清真饭店等。

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