2013年秘书资格考试会议管理案例分析四
案例分析题示例
时间：某日上午
地点：公司经理办公室
人物：四达公司经理秘书初萌，女；维达公司张经理，男
物品：电脑、各类文件夹、电话机、办公文具、文件柜、沙发、纸笔、手机、暖瓶、茶杯
情景一
初萌身着圆领无袖衫，下身穿牛仔裤，脚上穿着旅游鞋，走进办公室。
办公室桌椅整齐，时钟特写：7：50。初萌打开窗户，调整好百叶窗的光线。然后坐在办公桌前开电脑。（动作特写：先开主机，后开显示器。）桌面上很零乱地堆放着文件。初萌一一归入办公桌上的文件夹中。文件夹特写，有“急件”、“要件”、“密件”等字样。
这时，电话铃响了（电话的位置位于初萌的左手边）。初萌迅速拿起听筒。初萌：“你好！四达公司。”
初萌：“哦，王经理，您有什么指示？”边说边从电话旁拿起纸笔。
初萌：“好的，我记一下。”边说边记，“后天上午九点，在公司第二会议室，开关于新产品研发的会。好的。我会通知各部门负责人到场的。”（画面淡出）
情景二
初萌正坐在电脑前打一份文件。闪过标题：新产品开发计划书。她的手机放在显示器旁。这时，有人敲门。
初萌：“请进。”客人推门而进，同时初萌起身迎接。初萌：“您好，我是秘书初萌。”初萌边说边伸出手。双方握手。客人：“您好，我是维达公司的。”迷说边递过名片。初萌双手接过名片，边看边念：“噢！维达公司的张经理。您快请坐。”说完，拿起暖瓶给客人沏茶。特写：茶水较满。
客人：“谢谢！”边喝茶边看着电脑屏幕。（屏幕正对着客人）
初萌：“不客气！请您慢用！”说完，坐回到办公桌前。客人：“这次来是想和王经理商讨一些事情的。”初萌：“您没有预约吧？”边说边从文件夹中抽出“秘书工作日志”翻看。
客人：“是的，我顺路经过这里。”初萌：“您看真不巧，我们王经理到工地去了。您看后天上午行吗，十点钟，王经理会在办公室。”客人：“好的，我后天再来。再见！”客人起身。
初萌：“再见！”在秘书工作日志上写下：10：00，会见维达公司张经理。接着又抽出上司工作日志写下什么。客人自己拉开门走了。
参考答案：
1、着装不符合职业要求。错
2、能够提前到办公室做好工作准备。对
3、办公室通风、光线良好。对
4、电脑开机顺序错误。错
5、下班前没有整理办公桌。错
6、能够将文件进行分类。对
7、保密文件应锁入文件柜中。错
8、电话放置位置正确。对
9、能够及时接听电话。对
10、电话应答语正确。对
11、电话旁能事先准备好纸和笔，方便记录。对
12、能够做电话记录。对
13、手机不应放在显示器旁。错
14、握手礼仪正确。对
15、接名片礼仪正确。对
16、茶水斟得过满。错
17、保密工作没有做好，电脑不应放在客人能够看到屏幕内容的地方。错
18、能够使用工作日志进行时间管理。对
19、日程有变化时能够及时改动工作日志。对
20、送客礼仪不正确。错
时间：某日上午
地点：公司经理办公室
人物：四达公司经理秘书初萌，女；维达公司张经理，男
物品：电脑、各类文件夹、电话机、办公文具、文件柜、沙发、纸笔、手机、暖瓶、茶杯
情景一
初萌身着圆领无袖衫，下身穿牛仔裤，脚上穿着旅游鞋，走进办公室。
办公室桌椅整齐，时钟特写：7：50。初萌打开窗户，调整好百叶窗的光线。然后坐在办公桌前开电脑。（动作特写：先开主机，后开显示器。）桌面上很零乱地堆放着文件。初萌一一归入办公桌上的文件夹中。文件夹特写，有“急件”、“要件”、“密件”等字样。
这时，电话铃响了（电话的位置位于初萌的左手边）。初萌迅速拿起听筒。初萌：“你好！四达公司。”
初萌：“哦，王经理，您有什么指示？”边说边从电话旁拿起纸笔。
初萌：“好的，我记一下。”边说边记，“后天上午九点，在公司第二会议室，开关于新产品研发的会。好的。我会通知各部门负责人到场的。”（画面淡出）
情景二
初萌正坐在电脑前打一份文件。闪过标题：新产品开发计划书。她的手机放在显示器旁。这时，有人敲门。
初萌：“请进。”客人推门而进，同时初萌起身迎接。初萌：“您好，我是秘书初萌。”初萌边说边伸出手。双方握手。客人：“您好，我是维达公司的。”迷说边递过名片。初萌双手接过名片，边看边念：“噢！维达公司的张经理。您快请坐。”说完，拿起暖瓶给客人沏茶。特写：茶水较满。
客人：“谢谢！”边喝茶边看着电脑屏幕。（屏幕正对着客人）
初萌：“不客气！请您慢用！”说完，坐回到办公桌前。客人：“这次来是想和王经理商讨一些事情的。”初萌：“您没有预约吧？”边说边从文件夹中抽出“秘书工作日志”翻看。
客人：“是的，我顺路经过这里。”初萌：“您看真不巧，我们王经理到工地去了。您看后天上午行吗，十点钟，王经理会在办公室。”客人：“好的，我后天再来。再见！”客人起身。
初萌：“再见！”在秘书工作日志上写下：10：00，会见维达公司张经理。接着又抽出上司工作日志写下什么。客人自己拉开门走了。
参考答案：
1、着装不符合职业要求。错
2、能够提前到办公室做好工作准备。对
3、办公室通风、光线良好。对
4、电脑开机顺序错误。错
5、下班前没有整理办公桌。错
6、能够将文件进行分类。对
7、保密文件应锁入文件柜中。错
8、电话放置位置正确。对
9、能够及时接听电话。对
10、电话应答语正确。对
11、电话旁能事先准备好纸和笔，方便记录。对
12、能够做电话记录。对
13、手机不应放在显示器旁。错
14、握手礼仪正确。对
15、接名片礼仪正确。对
16、茶水斟得过满。错
17、保密工作没有做好，电脑不应放在客人能够看到屏幕内容的地方。错
18、能够使用工作日志进行时间管理。对
19、日程有变化时能够及时改动工作日志。对
20、送客礼仪不正确。错
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