2013年秘书资格考试会议管理案例分析二
录像
场景：公司会议室、秘书办公室、经理办公室
时间：某日上午
人物：
宏远公司总经理办公室秘书：钟苗、初萌
行政经理：苏明
总经理：王成
部门经理：高经理、崔经理
物品：几个装计算机的大箱子、装有空调的会议室、消防栓、办文单（文件办理单）、办公用品的箱子、简报的报头、录音机、人名台签
情景一（在公司会议室）
正准备召开总经现办公会，提前10分钟，秘书与初秘书检各座位上的文件和茶水。
钟：（对初萌）今天的总经理办公会将重点讨论综合楼项目的资金筹措问题，你帮助检查一下，录音机和磁带准备好了没有。还有我来公司时间不长，认识的人不多，请你把出席人员的座位图给我出一份。
初：桌上不是有人名台签吗？
钟：（不悦）我坐在边上，有的人名不是看不见吗？让你帮点忙怎么话这么多。（气氛有点紧张）
钟：（缓和了口气）初秘书，你觉不觉得这屋子有点凉？
初：是挺凉的，空调温度可能太低了。
钟：（过去调空调温度）我说这么凉呢，温度在15度以下，以后设在20度左右就行了。（人们陆续进来入座，王总宣布会议开始，钟秘书桌前有记录本和录音机、磁带）
王总：下面我们开会，今天的会议内容很重要，关系到我们综合楼项目的建设问题。（画面淡出 钟秘书埋头记录）
情景二（钟秘书办公室）
钟秘书正在起草《情况简报》（电脑屏幕）：
宏远信息有限责任公司情况简报
第8期
2006年6月5日
宏远信息有限责任公司办公室
初：（推门进来）钟秘书，苏经理让我来问总经理办公会下发的文件都收回来了没有。
钟：（头也不抬）我还没顾上呢，等我把简报打完再说吧。
初：钟秘书，综合楼项目高经理后天要出差，急需这些文件资料，让我过来取一下。
钟：会议文件的清通不用那么着急。高经理要带相关文件我再给出一套。
初：这是总经理办公会定下的有关第三季度各位领导有关的工作安排，苏经理请你制成一份第三季度的会议时间表。
第三季度领导主要工作安排
（2006年7月——9月）
1、王总：7月前两周到上海参加客户洽谈会，8月的第二周到香港参加一周的产品订货会。
2、刘副总：在8月的每个星期三要参加公司内部的销售部门的工作会。
3、赵副总：每周的周一参加公司的办公会，9月第三周要开一个全公司的分公司销售会议，9月的最后一周安排休假。
情景三（苏经理办公室）
苏经理：（拿起电话）是钟秘书吗，请到我办公室来一下。
钟：（推门而进）苏经理，你找我？
苏：你这份第三季度会议计划表编制得有问题，看不出是哪位领导去开会，第几周去开会，你把7、8、9三个月份的会各放在一个栏目中，既看不出第几周，也不知道是谁去开，领导怎么根据这个计划表安排时间呢？
第三季度会议时间表
（2006年7月——9月）
|
七月份 |
八月份 |
九月份 |
|
上海会议 每周的周一参加 公司的办公会 |
到香港参加一周的产品订货会。 每周的周一参加公司的办公会 每个星期三要参加公司内部的销售部门的工作会 |
休假 每周的周一参加公司的办公会 |
（苏经理指着表，会议时间表的大特写，钟秘书不好意思）
钟：我就是太忙了，没太仔细设计，我回去重新编一下。（转身欲走）
苏：你先等一下，上次关于综合楼项目的会议下发文件为什么到现在还没有收齐？
钟：我收的晚了点，有几个经理不知道文件放在哪儿了，一时半会儿找不到。
苏：文件清退必须要及时，否则很容易造成丢失，这些文件中涉及到项目投标内容，一旦泄露会给公司带来严重的后果。
钟：（一脸不高兴）我明天一定收齐，要是没别的事，我回去马上编制会议计划表。
苏：那就这样吧！
情景四（钟打电话）
钟：崔经理吗？你前两天跟我说让我提供一份发文处理的流程图，我做了一份，现在传真给你，你们可以根据这个流程图建立你们相关的文件处理的规定。
发文
登记
用印
审核
撰写
议拟
交拟
→ →
（流程表特写，拨打传真电话开始发传真，传真机卡纸，将原稿抽出重发）
钟：（重新拿起电话）崔经理，传真件收到了吗？收到了，那再见。（推门走出办公室看见楼道边有几个计算机的大箱子挡住了她的门口）
钟：这是哪个部门的大箱子呀？赶快拿走，别挡在通道上，多碍事呀。（左右看看没有人回应，自言自语）这是谁干的好事，真缺德，放在别人门口怎么不放自己门口呀？（将箱子往前使劲推，推离了自己的门口，档在了消防栓前）
参考答案：
1、能够提前10分钟到会议地点检查会议的准备情况。对
2、能够事先准备好与会人员的文件和茶水。对
3、能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。对
4、知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。对
5、在对公司情况不熟的前提下，能够为会议事先备好座次表。对
6、在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧。错
7、在检查会议地点时注意了温度的控制，能够指导下属将室温控制在适度的范围内。对
8、在进行会议记录时，为了保证记录的准确性，能够同时运用手工记录和录音机记录。对
9、情况简报的文头不正确，情况简报四字应在单位名称下居中。错
10、简报的印发日期应写在间隔线的右侧，编印单位应写在与印发日期平行的左侧。错
11、保密会议下发的文件应及时清退。错
12、编制领导会议时间表时，应注明不同月份的周次。错
13、注明参加会议的领导人名。错
14、缺乏保密意识，在重要的会议文件出现丢失的情况下，不及时加以追回，也未及时汇报。错
15、发文工作处理的流程图不准确、不完整、缺少签发、印制等重要环节。错
16、在传真文件时，不能正确地使用传真机，出现卡纸，违反操作规定，硬往外抽。错
17、注意到办公环境的管理，能够及时将挡在通道上的箱子移开。对
18、在移动箱子时，忘记了安全隐患的管理规定，将箱子挡了消防栓前造成了隐患。错
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