历年三级秘书资格考试常考题及参考答案（十一）

　　便 　条

　　钟　苗：
　　一些员工对信息存储过程不太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。

行政经理 苏明2003年11月21日

　　参考答案：
　　1、登记：
　　（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。
　　（2）登记分为两种类型；
　　①总括登记，对存储信息按批分类登记；
　　②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。
　　（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。
　　2、编码：
　　（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。
　　（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数
　　（3）编码的两种方法：
　　①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；
　　②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。

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